2021년 11월 19일부터 사용자는 임금을 지급하는 때에 근로자에게 반드시 임금명세서를 교부하여야 함(근로기준법 제48조제2항)

임금명세서 교부 설명자료(요약)

 

1. 임금명세서 교부 의무화

 

□ 2021년 11월 19일부터 사용자는 임금을 지급하는 때에 근로자에게 반드시 임금명세서를 교부하여야 함(근로기준법 제48조제2항)

① 사용자는 근로자에게 임금을 지급하는 때에 임금명세서를 주어야 하고,

② 임금명세서에는 임금의 구성항목‧계산방법, 공제내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 기재해야 하며,

③ 임금명세서는 서면 또는 「전자문서법」에 따른 전자문서로 교부하여야 함

 

2. 임금명세서 기재사항

 

① 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보

ㅇ 근로자를 특정할 수 있다면 성명만을 기재하는 것도 가능

ㅇ 다만, 동명이인(同名異人)이 있을 수 있으므로 성명 외에도 생년월일, 사원번호 부서 등을 기재하여 근로자를 특정하는 것이 바람직

 

② 임금지급일

ㅇ 근로기준법 제43조제2항에 의거 사용자는 근로자에게 임금을 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정하여 지급해야 함(정기불 원칙)

ㅇ 임금지급일은 특별한 사정이 없다면 정기지급일을 말함

 

③ 임금 총액

ㅇ 근로소득세 등 원천공제 이전 임금총액을 기재해야 하며

- 근로소득세, 사회보험료 근로자부담분 등을 공제한 경우에는 공제 후 실지급액을 함께 기재하는 것이 바람직함

 

④ 임금의 구성항목별 금액

ㅇ 기본급, 연장‧야간‧휴일근로수당, 가족수당, 식대, 직책수당 등 각종 수당, 상여금, 성과금 등 임금을 구성하는 모든 항목을 포함해야 하며, 그 금액도 기재해야 함

ㅇ 통화 이외의 것으로 지급되는 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 기재해야 함

 

⑤ 임금의 구성항목별 계산방법

ㅇ 임금의 구성항목별 금액이 어떻게 산출되었는지 산출식 또는 산출방법을 작성하되,

- 근로자가 바로 알 수 있도록 구체적인 수치가 포함된 산출식을 적거나 지급요건을 기재하는 것이 바람직함

ㅇ 모든 임금 항목에 대한 산출식 또는 산출방법을 기재할 필요는 없으며, 출근일수‧시간 등에 따라 금액이 달라지는 항목에 대해서만 계산방법을 작성

 

< 예 시 >

㉮ 사업장에 출근한 경우에만 지급(재택근무시에는 미지급)되는 통근수당 또는 식대의 경우 출근일수 기재

㉯ 월 15일 이상 근무 등의 조건으로 지급되는 임금항목의 경우 해당 지급요건 충족 여부 등

㉰ 일‧숙직수당의 경우 그 일수 기재

 

ㅇ 임금 구성항목별 계산방법은 임금명세서에 별도로 작성란을 마련하여 기재할 수도 있고,

- 해당 임금항목란에 그 계산방법을 기재하더라도 무방함

ㅇ 연장‧야간‧휴일 근로를 하는 경우 추가된 근로시간에 대한 임금 이외에 가산수당이 발생하므로,

- 실제 연장‧야간‧휴일 근로시간 수를 포함하여 계산방법을 작성

* (예시) 연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5

 

⑥ 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역

ㅇ 근로기준법 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 그 항목과 금액을 기재

* (예) 근로소득세, 사회보험료 근로자부담분, 노동조합 조합비 등

ㅇ 근로소득세 세율, 사회보험의 보험요율에 대해서는 관련 법률에서 규정하고 있으므로 그 계산방법을 기재하지 않을수도 있음

 

3. 임금명세서 교부 방식

 

ㅇ 서면 또는 「전자문서 및 전자거래기본법」(이하 “전자문서법”이라 함) 제2조제1호에 따른 전자문서(이하 “전자문서”라 함)로 교부

 

< 가능한 임금명세서 교부 방식(예시) >

ㅇ 근로자에게 서면 임금명세서 직접 교부

ㅇ 전자임금명세서를 작성하고 자동으로 송‧수신 되도록 구축된 정보처리시스템을 활용하여 전송

ㅇ 사내 전산망의 정보처리시스템, 애플리케이션 등을 통한 전달

ㅇ 전자임금명세서를 작성하고 공인전자주소, 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용하여 전송

ㅇ 임금총액 등 근로기준법령상 기재사항을 포함하여 휴대전화 문자메시지로 근로자에게 전송

 

4. 임금명세서 작성

 

ㅇ 근로기준법 제48조제2항에서 임금명세서의 형식을 별도로 규정하고 있지 않으므로

- 근로기준법령상 기재사항을 적은 문서(전자문서 포함)라면 임금명세서에 해당함(반드시 특별한 서식으로 교부해야 하는 것은 아님)

ㅇ 컴퓨터 등을 활용하여 임금명세서를 작성할 수도 있고, 수기로 임금명세서를 작성하는 것도 허용됨

ㅇ 전자임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템상 전자문서 생성 전용프로그램(ᄒᆞᆫ글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등)이나,

- 전자 임금명세서 작성을 지원하기 위해 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용하여 작성 가능

ㅇ 사내 전산망에 임금명세서를 올리는 경우, 근로자가 개별적으로 부여받은 아이디로 로그인하여 자유롭게 열람하고 출력할 수 있는 경우에 교부한 것으로 봄

- 사내전산망의 정보처리시스템에 임금명세서를 ‘입력한 때’에 교부한 것으로 볼 수 있을 것임

ㅇ 이메일, 문자메시지, 모바일 메신저 등으로 임금명세서를 발송한 경우 일반적으로 ‘발송한 때’에 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있을 것임

 

5. 임금명세서 교부 시기

 

□ 사용자는 근로자에게 임금을 지급하는 때에 임금명세서를 주어야 함

ㅇ 임금을 지급하는 때란 재직자를 기준으로 ｢근로기준법｣ 제43조제2항에 따른 정기 지급일을 의미함

□ 시행일(21.11.19.) 이후 임금 지급시부터 적용함

 

6. 임금명세서 교부 의무 위반시 제재

 

□ 임금명세서 교부 의무를 위반한 사용자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과하도록 규정(근로기준법 제116조제2항)

ㅇ ｢근로기준법 시행령｣ 별표 7에 위반행위 및 횟수에 따른 과태료 부과기준을 두고 있으며,

- 임금명세서 교부 의무 위반 근로자 1명 기준으로 과태료 부과

위반행위	근거 법조문	과태료 금액(만원)
		1차	2차	3차 이상
사. 법 제48조제2항에 따른 임금명세서 교부의무를 위반한 경우 1) 임금명세서를 교부하지 않은 경우 2) 임금명세서에 기재사항을 적지 않거나, 사실과 다르게 적어 교부한 경우	법 제116조 제2항제2호	30 20	50 30	100 50

 

7. 임금명세서 교부 관련 FAQ

 

1. 임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나요?

 ㅇ임금명세서에 ‘성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보’를 기재하도록 규정되어 있습니다.
   - ‘성명’만으로 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복하여 기재할 필요는 없습니다.

 2. 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나요?

 ㅇ고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 됩니다.
 ㅇ 시급‧일급제이거나 연장근로수당과 같이‘근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한하여 계산방법을 작성하면 됩니다.
   - 다만, 이 경우 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장‧야간‧휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 합니다.

 3. 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나요?

 ㅇ공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 됩니다.
   - ｢근로기준법｣ 제43조제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 ‘공제항목별 금액과 총액 등 내역’만 작성하면 됩니다.
    * 제43조(임금 지급) ① 임금은 통화(通貨)로 직접 근로자에게 그 전액을 지급하여야 한다. 다만, 법령 또는 단체협약에 특별한 규정이 있는 경우에는 임금의 일부를 공제하거나 통화 이외의 것으로 지급할 수 있다.

 4. 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나요?

 ㅇ카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능합니다.
   - 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(ᄒᆞᆫ글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등) 등을 활용하여 작성한 후,
   - 이메일, 카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있습니다.

 5. 취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나요?

 ㅇ임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에,임금의 세부 내역 등 임금에 관한 정보를 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있습니다.
 ㅇ따라서 취업규칙에 임금의 결정‧계산‧지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구성항목별 계산방법을 작성해야 합니다.
ㅇ 다만, 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금항목에 대한 지급요건이 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방합니다(연장‧야간‧휴일근로는 제외).

 6. 이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가요? 발송만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 수신을 확인해야 하는 것인지요?

 ㅇ사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송한 때’에 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있을 것입니다.
   - 다만, 메일이 반송처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요합니다.

 

7. 임금명세서 교부 의무 위반에 따른 과태료 부과는 근로자 1인당 부과되는 것인지, 다수 근로자의 임금명세서를 교부하지 않더라도 사업장별로 1회 위반으로 부과되는 것인지?

 

ㅇ ｢근로기준법｣제48조제2항에 따라 사용자는 개별 근로자에게 임금명세서 지급 의무가 있으므로,
- 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 과태료가 부과됩니다.

 

8. 임금명세서도 근로기준법 제42조에 따른 보존서류에 해당하나요?

 

ㅇ 임금명세서는 ｢근로기준법｣제42조와 동법 시행령 제22조의 보존 대상 서류에는 해당하지 않으나,
- 임금명세서 교부 의무화는 근로자로 하여금 지급받은 임금의 세부사항을 알게 하고, 임금 체불에 관한 다툼을 예방하는데 그 취지가 있으므로,
- 근로자에게 임금명세서를 교부했다는 사실을 확인할 수 있는 자료를 작성 또는 보관하는 것이 바람직할 것입니다.

 

9. 퇴직금을 지급할때도 임금명세서를 지급해야 하나요?

 

ㅇ 퇴직금은 ｢근로기준법｣상 임금에 해당하지 않으므로 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않습니다.
- 다만, 퇴직금을 지급할 때도 근로자가 그 산정내역을 알 수 있도록 관련 명세서를 교부하는 것이 바람직할 것입니다.

 

10. 임금명세서를 암호화된 문서로 교부해야 하는지?

ㅇ 임금명세서를 반드시 암호화하여 교부할 것을 법령에 규정하고 있지는 않습니다.
ㅇ 다만, 임금은 근로자의 중요 근로조건 중 하나이므로, 임금명세서 교부 시 임금과 관련된 정보가 제3자에게 누출되지
않도록 보안에 유의하여야 할 것입니다.

 

11. 매월 15일에 임금을 지급하는 사업장의 경우 언제부터 임금명세서를 교부하면 되나요?

 

ㅇ 임금이 정기적으로 지급되는 경우라면, 개정 근로기준법 시행일(’21.11.19.) 이후 임금지급일부터 임금명세서를 교부해야 합니다.
* 매월 15일이 정기지급일인 경우 ’21.11.15. 지급되는 임금은 시행일 이전이므로 임금명세서 교부 의무가 없지만, ’21.12.15 지급일부터 임금명세서 교부 의무가 있음

 

12. 임금지급일 이전 퇴사한 근로자에 대해서도 임금명세서를 교부해야 하나요?

 

ㅇ 정기지급일 이전에 퇴직한 근로자에 대해서도 그 지급 내역을 명확히 할 필요가 있으므로 ｢근로기준법｣제36조에 따라 임금, 보상금, 그밖의 모든 금품을 청산하는 때에 그 내역을 기재하여 교부하는 것이 바람직할 것입니다.

 

13. 사내 동호회비를 임금에서 공제하는데, 가입 동호회가 여러개인 경우 ‘동호회비’로 한번에 묶어 기재해도 되나요?

 

ㅇ 임금의 일부를 공제한 경우에는 근로자가 그 공제내역을 알 수 있도록 임금명세서에 공제된 항목별로 각각 기재해야 합니다.

 

14. 고정 연장근로수당이 있을 경우 실제 연장근로를 하지 않았더라도 계산방법에 연장근로시간수를 기재해야 하나요?

 

ㅇ 지급된 임금 금액을 기준으로 계산방법을 작성하면 됩니다.
- 고정 연장근로수당 외에 추가적인 연장근로에 따른 임금이 지급되는 경우에는 해당 시간을 포함하여 계산방법을 적어야 하지만,
- 추가적인 연장근로가 없는 경우에는 근로계약서나 취업규칙에 고정연장근로수당에 대한 시간이 규정되어 있다면 해당 시간을 기재하지 않을 수 있습니다.

 

15. 월급제로 고정된 기본급을 받고 있으나, 해당 월에 정직, 감봉, 결근, 휴업 등으로 기본급 금액이 변동된 경우에도 별도 계산방법을 기재해야 하는지?

 

ㅇ 일반적으로 고정된 기본급을 받고 있는 월급제의 경우 별도로 계산방법을 적지 않아도 됩니다.
ㅇ 그러나, 정직, 감봉, 결근, 휴업 등으로 해당월의 기본급 금액이 달라지게 된 경우에는,
- ‘출근일수‧시간 등에 따라 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 해당되므로 계산방법을 기재하여야 합니다.

 

16. 해당 월에 연장 근로를 하였으나, 연장근로수당 대신 보상휴가로 대체한 경우 연장근로수당을 별도로 명시하지 않아도 되는지?

 

ㅇ 연장근로수당 대신 보상휴가를 부여한 경우에는 ‘연장근로수당’이 발생하지 않았으므로 별도의 계산방법을 기재하지 않아도 됩니다.

 

17. 해당 월에 연장근로를 하지 않았으나, 보상휴가 미사용 수당이 지급된 경우 계산방법에 연장근로시간수를 기재해야 하는지?

 

ㅇ 보상휴가를 사용하지 않아 수당으로 지급된 경우, - 임금의 구성항목에 보상휴가 미사용 수당(명칭 무관) 항목 및
금액을 기재하고,
- 해당 금액에 따른 연장근로시간 수를 포함하여 계산방법을 적어 주어야 합니다.

 

18. 대학 강사의 경우 한학기 총 근로시간 수에 따른 임금 총액을 정한 후 해당 개월 수(예: 4개월)로 나누어 매월 임금을 강사료항목으로 지급합니다. 이와 같이 해당 월의 실제 근로시간 수와 임금 산출시의 근로시간이 달라지는 경우 계산방법을 어떻게 작성해야 하나요?

 

ㅇ 실제 지급되는 강사료 금액에 해당하는 계산방법을 기재하되, 
- 강사료 산출의 기준이 되는 근로시간 수와 해당월의 실제 근로시간 수가 다르므로 필요한 경우 병기하는 것이 바람직합니다.

 

19. 건설현장의 경우 공수에 따라 임금을 지급하는 경우가 많은데, 이 경우 임금 계산방법을 어떻게 기재하나요?

 

ㅇ 건설현장에서는 일반적으로 근로계약을 체결할 때 8시간을 1공수로 보고 임금을 계산하여 지급하는 경우가 많으며,
- 건설공사의 경우 근로시간은 날씨 등에 영향을 많이 받으므로 계산의 편의 등을 위해 당사자간 합의로 공수를 정하여 임금을 지급하는 것도 허용됩니다.
ㅇ 따라서, 이 경우에는 연장근로를 하더라도 임금명세서에 연장근로시간 대신 공수를 기재하는 것도 가능합니다.

 

20. 회사 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, PC에 접속하기 어려운 현장직 근로자의 경우에도 임금명세서를 교부하였다고 볼 수 있나요?

 

ㅇ 근로자가 사내 전산망을 자유롭게 활용할 수 없는 경우에는, - 사용자는 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부해야 할 것입니다.

 

21. 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 출력할 수 있어야만 교부로 볼 수 있나요?

 

ㅇ 사용자가 사내 전산망의 정보처리시스템을 통해 임금명세서를 올리고, 근로자가 개별적으로 부여받은 아이디로 로그인하여 자유롭게 열람하고 출력할 수 있다면,
- 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.

 

22. 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 일부 기재항목에 대해 임금명세서에 기재하지 않고 해당 인트라넷시스템에서 개별적으로 확인할 수 있는 경우 임금명세서 기재사항을 전부 기재하였다고 할 수 있는지요?

 

ㅇ 임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에, 임금의 세부내역 등을 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있습니다.
ㅇ 따라서 근로자가 임금명세서를 통해 자신의 임금에 관한 정보를 바로 알 수 있도록 법령상 필수 기재사항을 포함하여 임금명세서를 작성하는 것이 바람직할 것입니다

 

23. 사내 인트라넷에 임금명세서를 올리고, 근로자가 자유롭게 확인할 수 있도록 하는 경우, 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가요? 임금명세서를 올리는 것만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 반드시 근로자가 확인해야 하는 것인지요?

 

ㅇ 사내 전산망의 정보처리시스템에 ‘입력된 때’ 교부되었다고 볼 수 있을 것입니다.
ㅇ 한편, 적절한 방식으로 임금명세서를 교부하였다면, 근로자의 수신 여부가 확인되어야 하는 것은 아닙니다.
- 다만, 근로자가 그 사실을 알 수 있도록 충분한 안내 및 고지가 필요할 것입니다.
ㅇ 만약, 전자임금명세서의 발송‧도달 시기를 분명히 할 필요가 있는 경우에는 발송‧도달시기를 객관적으로 확인할 수 있는 방법으로 송‧수신하는 것이 바람직할 것입니다.

 

24. 전체 근로자에 대해 사내 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, 일부 근로자가 서면으로 받길 원하는 경우는?

 

ㅇ 임금명세서 교부 방식에 근로자의 동의가 필요한 것은 아닙니다.
ㅇ 다만, 사용자가 지정한 방식에 따랐을 때 근로자가 임금명세서를 확인하기 현저히 곤란한 상황 등의 경우에는,
- 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부하는 것이 바람직할 것입니다.

 

25. 서면 임금명세서 교부시 수령대장을 별도로 만들어야 하나요?

 

ㅇ 수령대장을 작성할 필요는 없습니다.
- 다만, 수령 여부를 분명히 할 필요가 있는 경우에는 수령 대장 등을 활용하는 것도 가능합니다.

 

26. 건설현장에서 일용 근로자에게 임금명세서를 서면으로 받아가라고 공지했지만, 근로자가 수령하지 않는 경우 법 위반인지요?

 

ㅇ 서면으로 임금명세서를 교부할 때에는 근로자에게 개별적으로 직접 전달하는 것이 바람직합니다.
- 다만, 다수의 근로자가 근로장소 및 근로시간 등이 달라 직접 교부하기 어려운 경우에는 가급적 근로자 편의를 고려하여 적절한 방식(문자메시지, 메신저 등)으로 교부하면 될 것입니다.

 

27. 임금명세서를 반드시 정기지급일 당일 교부해야 하는지, 그렇지 않다면 임금지급일로부터 몇일까지 교부한 것으로 보는지?

 

ㅇ 사용자는 ‘근로자에게 임금을 지급하는 때’에 임금명세서를 교부해야 합니다.
- 만약, 부득이한 사유로 임금 지급일에 임금명세서를 교부하지 못한다 할지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어져야 할 것입니다.